El desafío
Una empresa del sector retail, con más de 30 sucursales y un volumen mensual superior a 180.000 operaciones, elaboraba semanalmente su reporte consolidado de ventas de forma manual.
El equipo administrativo descargaba archivos de distintos sistemas, copiaba la información en varias planillas, corregía formatos, eliminaba registros duplicados y actualizaba gráficos individualmente. El proceso demandaba aproximadamente 8 horas semanales y dependía casi por completo de una sola persona.
Además, los reportes presentaban diferencias frecuentes entre sucursales y errores en la clasificación de productos, medios de pago y canales de venta.
La solución implementada
ExcelEmpresas diseñó una capacitación práctica en Excel avanzado y Power Query, aplicada directamente sobre los archivos utilizados por la organización. Durante el proyecto se desarrolló un modelo automatizado para:
- Importar más de 40 archivos de ventas desde una carpeta.
- Unificar automáticamente la información de todas las sucursales.
- Corregir formatos y nombres de productos.
- Eliminar registros duplicados.
- Clasificar ventas por sucursal, categoría, vendedor y canal.
- Actualizar tablas dinámicas, indicadores y gráficos.
- Generar el reporte semanal con un solo clic.
También se documentó el proceso y se capacitó a cinco integrantes del equipo para evitar que la operación dependiera de una única persona.
Los resultados
Durante los primeros tres meses se eliminaron más de 1.200 registros duplicados acumulados, se detectaron diferencias de ventas por aproximadamente USD 18.500 y se redujo de dos días a menos de una hora la disponibilidad del reporte para la gerencia.
El análisis de las 30 sucursales quedó estandarizado bajo un único modelo.
Impacto en el negocio
La automatización permitió contar con información más rápida y confiable para evaluar ventas, márgenes, productos, sucursales y canales comerciales. El equipo dejó de invertir la mayor parte de su jornada en copiar y ordenar datos, y pudo concentrarse en analizar resultados y detectar oportunidades de mejora.